短期借款写哪个账本合适？做账十年我终于搞明白了

前两天我的一个做服装批发的老朋友老赵火急火燎地来找我喝茶，并且告诉我税务局好像发现了他的问题，心里很不安。这件事情要追溯到去年的事情上，老赵为了进货需要一些当季的新款衣服，所以向朋友借了三万元，并且通过银行办理了一笔经营贷款。钱拿到了，生意也做成啦，但是到了年底结账时他就傻眼了。那么这笔钱应该放到哪里去呢？老赵是个老实人，平时记账总是喜欢用一个小本子来记录，这次涉及到税务申报的时候，他顺手把这笔钱记进了“应收账款”的栏目中，并且想当然地认为这是出去的钱，没想到却因此闹出了不少事端。老实说，短期借款应该记入哪个科目这个问题表面上看很简单，但是其中的弯路却可以把许多老会计绕进去，更何况我们这些做买卖的人呢？

短期借款是什么意思呢？

其实就是个“欠条”的大管家。很多老板和我一样，在开始做事业的时候认为，钱进公司的账户就是收入，钱出公司账户就是支出。非常错误。借来的钱属于债务范畴之内，应该列入到负债当中去。见过很多人把借来的钱当作销售收入来计算增值税，等要还钱的时候才发现账目不对劲了，这时候再拍大腿已经来不及了。正确的方法是把这笔钱记入负债类科目中，并且一直警醒着自己：这是一笔需要偿还的款项，并且还要计算出相应的利息。

说实话，会计准则中的那些规定让人感觉很烦人，但是我们可以换一种简单的方式来理解它。这笔钱是向别人借钱得到的吗？还没有归还给借给你的人的钱算不算债务呢？既然有负债的话，在资产负债表上就应该出现在右边。不能因为看到银行账户里的钱变多而盲目乐观，那是假象。我刚开始创业的时候也是傻傻分辨不清楚，把一笔过桥资金当作回款来使用，在进货时由于预算过大而导致资金链险些断裂。从此之后我就会记得清楚了，不管借了多少钱都要分开记录下来。

不要掉进这些陷阱里去

短期借款应该在哪个账簿上登记最安全呢？我总结出了三个容易掉进去的陷阱，并且每一个都是一次血淋淋的经验教训。第一种情况是老赵踩到的一个坑，把借款当作应收账款来处理。应收账款是客户欠你的钱，这是你应该收回的；而借款则是你欠给银行或者别人的债务，两者性质完全不同。把它们混在一起记账的话，税务局一旦查账就会发现你既没有相应的销货合同也没有发货凭证，“应收”这笔就出现了，这不是明明白白地告诉别人“我有问题”吗？

第二条陷阱比较隐秘，人们常常会把短期借款放在“其他应付款”中。该科目的内容非常庞杂，各种各样的来往都可以放进去。我也有过这样的经历，认为反正也是欠人的债，名字是什么无所谓。但是如果你这笔钱是有利息的或者是有正式借款合同的话，在这里塞进去就会显得很不专业。税务稽查时发现“其他应付款”的数额很大，首先想到的就是：你在隐瞒收入、做体外循环吗？到时候解释起来就很麻烦了。

第三种情况就是有关于利息的问题。有的人的本金记得很清楚，但是利息直接计入了财务费用，并且没有相应的应付利息科目。这件事情虽然很荒唐，但是我真的见过。上一年有一个做餐饮行业的客户向民间借贷借款五百万用来周转，利率很高。他在记账的时候只把本金记下来，而利息的部分则直接用现金支付来抵消掉成本。到年底核算的时候发现利润表、资产负债表都不对劲儿，仔细检查之后才知道是因为没有计提利息造成的。除了账目做的不好之外，在进行税务抵扣的时候缺少合规的利息发票以及计提记录，所以税务局不认可你所列的成本扣除。

短期借款应该怎样处理

那么应该记在哪里呢？要看你向谁借钱。如果从银行借的钱，不论是哪种可以随时提取、随时还款的经营贷款，或者是期限为一年的流动资金贷款，在“短期借款”这一级科目下都要如实反映出来。本门课程主要是为了满足一年之内到期的银行借款的需求而开设的。记录得很清楚，很明白，没有人能挑出错误来。

那么如果是向朋友、关联公司借钱的话又该如何处理呢？在这种情形下，“其他应付款”也可以使用，但是最好在后面增加明细科目，例如“其他应付款-某个人”。但是我认为，在金额较大的时候最好是按照正常的程序来办理，并且签订合同、进行公证。虽然比较麻烦，但是将来一旦出现争议的时候就可以作为证据了。做生意这么多年以来，见过太多的口头借贷最终导致朋友反目成仇的例子，到时连个凭据都没有，这才是真正的亏本买卖。

另外一件事情也要说一下。现在很多的小贷公司、网贷平台放款的速度很快，但是利率却很高。如果可以的话就不要借钱。实在需要借款的话，在做账时要把实际拿到的钱与合同上的金额之间的差异弄明白。有的平台会先扣除一部分利息再进行出借，这就是所谓的“砍头息”。你在合同中写了借了十万元，到了手上只有八万元，记账的时候本金应该按照十万元来计算，而那两万元则要计入预提利息或财务费用之中。如果这块出错的话，那么你的资金成本就会比较高了，之后怎么算都是亏损。

不同的账本选择的原因

有的老板使用的并不是专业的财务软件，而是用Excel或者手工账本来记录。那么此时短期借款应该记入哪个科目那么怎么办呢？我给的意见就是建立一个“负债账本”。不能和流水账一样记录下来。流水账只记载收入和支出的发生情况，并且按照现金流入流出来记录，即钱进来就记一笔，钱出去也记一笔。但是负债台账要使用权责发生制来记录，要把借款日期、金额、利率、还款日期以及债权人的信息全部列出。

账面可以不那么复杂，比如花几十元买一台笔记本电脑的话就可以用一张简单的表格来记录。主要是心里有数。我的习惯是在每个月底的时候，无论多么忙碌都会翻开这张负债清单看一下。查看一下下个月有多少笔款项到期，并且计算出相应的利息是多少。这样做的好处就是对自身所面临的资金压力有一个提前的认识，在还款日前一天发现账户里没有余额的情况就不会发生了，那样的话就只能东奔西跑地向亲朋好友借钱了，那种感觉很不好受。

说到这里的时候，我想到去年有一个做建筑材料的朋友，这个人很聪明但是记账很随便。另外他还向别人借了三笔钱，其中两笔是通过银行借贷来的，另一笔则是个人之间的借贷。于是他就把还款日期弄错了，认为银行的钱要到下个月才能到账，因此提前用这笔钱来支付私人借款的利息。等到了银行扣款的日子，如果账户里没钱的话就会出现逾期的情况。一旦有了不良记录之后再去申请贷款就很难了。这件事情是谁的责任呢？还是因为账目没有记清楚造成的。所以说账本虽然看上去是死的东西，但是它却在管理着你的生命中的钱财。

内外账分开管理

这个问题比较敏感，但是既然是以普通人的身份来谈论的话，我就不会隐瞒了。很多中小企业的账上有两本，一本是交给税务机关的，另一本则是企业自己使用的。关于短期借款的事情，在外账上要合法合规，应该走短期借款科目就一定要走科目，而且如果有发票、合同等凭证也不能缺少。不要把大量的长期挂账放在外账里，“其他应付款”这样大的数额会给税务局带来很好的业绩。

内账可以比较自由地进行。你自己的真实资金流水怎样就怎样记录。但是我认为即使是在内部账上也应当把借款本金和利息分别列出。所以要计算出真正的利润的话，利息就是实实在在的成本了。很多人的内账只有本金还款的部分，并且没有考虑到利息也是一种收入，在年终的时候会多出一些收益，但是到分红时却发现账户上的现金并不足以支付。这就是所谓的“纸上富贵”。

具体的数字我已经记不清楚了，大概就是这样的情况吧，曾经看到过一份数据表明，在小微企业的员工当中，有一半以上的人不知道如何进行借款记账。这个数字是否准确不谈了，但是在我周围的一多半人都是不明白的。去年还不至于如此，近几年来经济形势的压力很大，大家都想方设法地去筹集资金，如果对这件事理解不了的话，很容易就会被自己所困住。

其实记账并不是为了应付别人，而是为了让自己的心里有个数。你要借钱多少、要花多少钱、什么时候还款这三个问题都要能够马上回答出来。关于短期借款应该记在哪个账户上这个问题上，最重要的一个原则就是要把债务分离开来，并且不能让它们和你的营业收入混在一起。

如果你实在拿不定主意的话也不要胡思乱想。找一个可靠的代理记账公司或者是花钱请一个兼职会计把你的事情告诉他们。即使别人只是给你提个醒，也比自己在那里瞎猜要好得多。当年就是因为不懂行情吃到了亏，之后才老老实实地报名参加了一个会计培训班，并且学到一些皮毛知识后才知道这里面的知识很多。但是我们做买卖的人也不用成为专家，知道大概的道理就可以避开陷阱了。

下一次你要去办理贷款的时候，把合同拿过来仔细看看期限、利率再想想这笔钱在你的账本上应该怎么记。这样想好了之后，后面的路就会轻松很多。不要等税务局来查账的时候再去翻旧账，那样的话已经来不及了。